Escrito por: Jessie Towne-Cardenas, Consultora CALCASA con Arboreta Group
Reuniones! Reuniones! Reuniones! Todos hemos visto los memes sobre reuniones que podrían haber sido correos electrónicos y eso se siente aún más relevante ahora que muchos de nosotros nos hemos adaptado al trabajo.
virtualmente. Todos hemos experimentado las formas en que las personas revisan (en persona o en zoom) durante las interminables actualizaciones de reuniones. Y, sin embargo, las reuniones siguen siendo vitales para nuestro trabajo. Ofrecen un lugar para que las personas se reúnan para construir una comunidad y trabajar hacia objetivos compartidos. Dada la importancia y la frecuencia de las reuniones, es sorprendente la poca capacitación y orientación que recibimos en nuestras carreras sobre cómo facilitar y participar de manera efectiva en las reuniones.
Los principios y prácticas del Liderazgo facilitador para el cambio social brindan una buena combinación para nuestro campo tanto en el mundo del trabajo virtual mientras hacemos ajustes para las restricciones de COVID-19 como cuando regresamos a nuestras oficinas y espacios comunitarios. No importa qué tan lejos esté en su carrera o cuántas reuniones haya facilitado, siempre es bueno continuar aprendiendo y actualizar estas habilidades. ¡El primer y más importante recordatorio es dedicar tiempo a la preparación de la reunión! Para hacer esto, hay varias preguntas importantes a considerar. ¿Cuál es el propósito de la reunión? ¿Qué necesitamos lograr juntos? ¿Tenemos tiempo suficiente para cubrir cada elemento? ¿Hay tiempo para una breve conexión entre las personas en la reunión?
Kiara Nagel, estratega creativa y asociada de la Instituto de Interacción para el Cambio Social (ILSC), alienta a los facilitadores a "prepararse con amor" porque como facilitadores, nuestro papel es facilitar el cumplimiento de la tarea. En este momento en particular, también es importante pensar qué plataforma utilizar para su tiempo juntos. Nuestro tiempo en las pantallas y en la cámara se magnifica y usa mucha energía extra. ¡La fatiga del zoom es real! Si puede, use el teléfono o no requiera que las personas estén en las pantallas si no es necesario.
Ya sea para una reunión de personal o una capacitación, prestar mucha atención a su agenda, dar tiempo para la apertura y el cierre, asignar plazos para los elementos de la agenda y estructurarlos como resultados en lugar de tareas, puede conducir a reuniones mucho más satisfactorias y productivas. Envíe su agenda con anticipación para que el grupo sepa qué esperar y pueda pensar con anticipación sobre cada tema. ILSC llama a esto el “sándwich de la agenda”. La apertura y el cierre son el pan y los resultados de la agenda son el queso, las verduras y los acompañamientos. Por ejemplo, puede tener una reunión de personal de una hora cada semana y decidir que se necesitan 15 minutos al principio para que todos saluden y se instalen y usted siempre hace una reflexión de cierre de diez minutos. Eso significa que tiene 35 minutos para los elementos/resultados de su agenda. Crea una estrategia de lo que razonablemente puedes lograr en esa cantidad de tiempo. Es posible que no tenga tiempo para decidir todo, revisar todo, completar todo, etc., así que piense en lo que debe hacer para avanzar y priorizar. Estructurar los elementos de la agenda como resultados deja en claro lo que el grupo debe lograr y establecer límites de tiempo mantiene al grupo concentrado en la tarea. Por ejemplo, su agenda podría verse así:
Mesa Redonda Bienvenida - 15 minutos
Elementos de la agenda - 35 minutos
- Revise el borrador del presupuesto, responda preguntas y obtenga comentarios para el presupuesto final: 15 minutos
- Establecer los próximos pasos para el plan de divulgación para los maestros: 10 minutos
- Aprobar plan de redes sociales para SAAM – 10 mins
Reflexión de cierre - 10 minutos
A menudo, en nuestro trabajo, nos esforzamos por generar consenso y tomar decisiones compartidas a medida que avanzamos hacia nuestras metas. Incluir a todas las partes interesadas en el proceso es ideal y, para hacerlo de la manera más eficiente, debemos considerar el tiempo, a quién afectará más la decisión y qué información y herramientas necesitan las personas para tomar una decisión. Según el IISC, el consenso no es un voto mayoritario, un compromiso o una situación de ganar/perder, sino más bien una situación de ganar/ganar en la que todos son escuchados y pueden apoyar activamente la dirección a seguir. Mientras examinamos los problemas y las soluciones, es importante ir más allá de la superficie y de las personas y prestar atención a los sistemas en juego y cómo desafiarán o apoyarán la solución. Recuerda la metáfora del iceberg; lo que ves en la superficie palidece en comparación con lo que hay debajo de la superficie.
Una vez que hemos definido con éxito dónde estamos y dónde queremos estar, debemos planificar cómo llegar allí. El uso de un plan de trabajo estructurado que defina claramente el objetivo, las actividades, el cronograma y la persona responsable de cada tarea es importante para guiar la implementación y responsabilizar a las personas y organizaciones de los objetivos. Finalmente, IISC nos recuerda que el éxito se mide de diferentes maneras. A menudo está en los resultados, pero también en el proceso y las relaciones. A veces, es posible que no obtengamos los resultados que queríamos, pero el éxito también se puede encontrar en generar confianza entre su equipo, construir relaciones y confianza en las comunidades, traer a las partes interesadas importantes a la mesa y encontrar procesos que funcionen.
Busca el artículo de Kiara Siete consejos para gestionar reuniones virtuales con cuidado.
